Wyposażenie Biura

Najpierw zbierz informacje od zespołu. Zapytaj każdą osobę, ile dni w tygodniu pracuje w biurze, jak długo wykonuje zadania wymagające skupienia, z kim regularnie rozmawia oraz z jakich urządzeń korzysta. Sprawdź też, które osoby często pracują razem. Pracownik obsługi klienta może potrzebować szybkiego dostępu do drukarki i miejsca na dokumenty, natomiast osoba przygotowująca oferty może wymagać spokojnego stanowiska z dala od wejścia.

Następnie podziel lokal na strefy. Strefa pracy indywidualnej służy do zadań wykonywanych przy biurku. Strefa współpracy obejmuje stół do krótkich narad, tablicę lub ekran. Strefa obsługi gości powinna znajdować się blisko wejścia, aby osoby z zewnątrz nie przechodziły między stanowiskami. Strefa urządzeń wspólnych może obejmować drukarkę, niszczarkę, zapas papieru i materiały biurowe.

Przejdź przez mapę w następującej kolejności:

• Spisz czynności i ich częstotliwość. Zapisz, ile razy dziennie zespół drukuje, odbiera przesyłki, prowadzi rozmowy i organizuje krótkie spotkania. Częste czynności powinny mieć krótki i bezpieczny dostęp.

• Zaznacz punkty ruchu. Narysuj strzałki od stanowisk do drukarki, szafy z dokumentami, kuchni, toalety i sali spotkań. Grube skupisko linii pokaże miejsce, w którym może powstać zator.

• Oddziel pracę cichą od głośnej. Umieść rozmowy telefoniczne, spotkania i urządzenia hałasujące z dala od stanowisk wymagających skupienia. Dzięki temu nie będziesz musiał rozwiązywać problemu samymi słuchawkami.

• Ustal miejsca wspólne. Umieść stół spotkań i tablicę tam, gdzie zespół może z nich korzystać bez przechodzenia przez całą część roboczą. Strefa wspólna nie powinna blokować głównego przejścia.

• Sprawdź wygodę przejścia. Zostaw wyraźne przejście między biurkami, drzwiami i urządzeniami. Nie ustawiaj szafy tak, aby otwarte drzwi zasłaniały przejście lub blokowały inne meble.

• Porównaj układ z planem pracy. Poproś zespół o przejście typowej trasy, na przykład od stanowiska do drukarki i z powrotem. Jeśli ktoś musi omijać krzesła albo przeciskać się między meblami, zmień ustawienie przed zakupem wyposażenia.

Przy planowaniu nie licz wyłącznie miejsc przy biurkach. Jeśli trzy osoby pracują zdalnie przez większość tygodnia, stałe stanowiska dla całego zespołu mogą zabierać przestrzeń potrzebną na spotkania lub przechowywanie. Z drugiej strony stanowisko współdzielone wymaga miejsca na rzeczy osobiste, monitora łatwego do ustawienia i jasnych zasad rezerwacji. Zapytaj siebie: czy układ pomaga wykonać zadania, czy tylko wypełnia pomieszczenie meblami?

Przykład zastosowania Mapy Przepływu

Załóżmy, że biuro ma 42 metry kwadratowe i pracuje w nim siedem osób. Cztery osoby są obecne codziennie, dwie pojawiają się trzy dni w tygodniu, a jedna pracuje głównie u klientów. Zespół obsługuje zamówienia, prowadzi rozmowy telefoniczne i raz dziennie organizuje krótką naradę. Drukarka stoi obecnie przy wejściu, a stół spotkań zajmuje środek pomieszczenia.

Zastosuj następujące kroki:

• Zmierz pomieszczenie i zaznacz przeszkody. Narysuj drzwi, okna, grzejniki, gniazda elektryczne i punkt sieciowy. Zmierz także szerokość przejścia między drzwiami a pierwszym biurkiem. Wynik pokaże, czy możesz przesunąć meble bez zasłaniania instalacji.

• Zbierz dane o obecności. Ustal, że cztery osoby potrzebują stałych stanowisk, a dwie mogą korzystać z dwóch stanowisk współdzielonych. Jedna osoba nie potrzebuje stałego biurka. W efekcie planujesz sześć miejsc zamiast siedmiu.

• Zaznacz trasy. Narysuj codzienne przejścia do drukarki, szafy z dokumentami, kuchni i stołu spotkań. Jeśli większość strzałek przecina środek pomieszczenia, przenieś urządzenia wspólne pod ścianę, ale nie przy samych drzwiach.

• Utwórz trzy strefy. Przy wejściu zaplanuj obsługę gości i miejsce na przesyłki. Przy oknie ustaw stanowiska wymagające pracy z dokumentami. W głębi lokalu ustaw stół spotkań oraz stanowiska osób prowadzących rozmowy.

• Przenieś urządzenia wspólne. Ustaw drukarkę i niszczarkę w jednym punkcie, blisko szafy z papierem. Zespół wykona jedną krótką trasę zamiast kilku przejść przez całe biuro.

• Sprawdź układ na makiecie. Przyklej taśmę malarską na podłodze, zaznaczając obrys biurek i stołu. Przetestuj otwieranie szuflad, odsuwanie krzeseł i przejście z dokumentami w ręku. Taki test ujawni problemy przed dostawą mebli.

• Zapisz zasady korzystania. Ustal, że dwa stanowiska współdzielone rezerwuje się w kalendarzu, a dokumentów nie zostawia na koniec dnia. Dzięki temu elastyczny układ nie zamieni się w bałagan.

Oczekiwany rezultat to nie tylko więcej wolnej podłogi. Zespół powinien szybciej docierać do urządzeń, prowadzić rozmowy bez przeszkadzania osobom skupionym i przyjmować gości bez wprowadzania ich w część roboczą. Po tygodniu sprawdź, czy pracownicy nadal omijają jakiś mebel, czekają na dostęp do stołu albo odkładają dokumenty w przypadkowe miejsca. Jeśli tak, popraw mapę i przestaw element, który tworzy problem.

Szybka lista kontrolna

• Zmierz pomieszczenie i zaznacz drzwi, okna, grzejniki oraz gniazda.

• Spisz obecność zespołu w poszczególne dni tygodnia.

• Zapisz czynności wykonywane często i te wymagające ciszy.

• Narysuj trasy do drukarki, szaf, kuchni, toalety i sali spotkań.

• Oddziel strefę obsługi gości od stanowisk pracy.

• Połącz drukarkę, niszczarkę i zapas papieru w logiczny punkt wspólny.

• Zostaw wolne przejście oraz miejsce na odsunięcie krzesła.

• Przetestuj układ taśmą malarską przed zakupem lub montażem.

• Ustal zasady korzystania ze stanowisk współdzielonych.

• Wróć do mapy po tygodniu i popraw elementy, które nadal przeszkadzają.

Dobrze wykonana mapa powinna odpowiadać na pytanie: co dzieje się w każdym miejscu biura i dlaczego właśnie tam? Jeśli nie potrafisz tego wyjaśnić, układ wymaga dalszego sprawdzenia.

Błędy, które psują układ biura

Ustawianie biurek według wymiarów ścian

Najdłuższa ściana często wydaje się najlepszym miejscem na rząd biurek. Taki układ może jednak skierować wszystkie osoby korzystające z drukarki przez środek części roboczej. Z czasem pojawią się rozmowy przy stanowiskach, potrącanie krzeseł i odkładanie dokumentów na cudzych biurkach.

Do this: Narysuj trasy ruchu przed ustawieniem mebli. Umieść stanowiska tak, aby główne przejście nie przecinało miejsc wymagających skupienia.

Not this: Nie ustawiaj biurek wyłącznie dlatego, że dokładnie pasują do jednej ściany.

Tworzenie jednej strefy do wszystkiego

Stół spotkań, drukarka i miejsce przyjmowania gości w jednym punkcie mogą wydawać się oszczędne. W praktyce rozmowa z klientem będzie odbywać się obok osoby odbierającej wydruk, a narada zablokuje dostęp do urządzeń.

Do this: Rozdziel funkcje nawet w małym pomieszczeniu. Wystarczy inny kierunek ustawienia stołu, niski regał albo wyraźnie oznaczone miejsce na dokumenty.

Not this: Nie traktuj całej wolnej podłogi jako jednej wspólnej strefy bez określonego przeznaczenia.

Planowanie dla pełnego składu każdego dnia

Stałe biurko dla każdej osoby może zabrać miejsce potrzebne na spotkania, przechowywanie lub spokojną pracę. Z kolei zbyt mała liczba stanowisk spowoduje codzienne szukanie wolnego miejsca.

Do this: Porównaj grafik obecności z rzeczywistym wykorzystaniem biurek przez co najmniej tydzień. Przy stanowiskach współdzielonych zapewnij szufladę lub zamykaną szafkę na rzeczy osobiste oraz prosty kalendarz rezerwacji.

Not this: Nie zmniejszaj liczby stanowisk bez sprawdzenia, czy w najbardziej obciążonych dniach zespół nadal znajdzie wygodne miejsce.

Planowanie przestrzeni kończy się dopiero wtedy, gdy układ działa podczas zwykłego, intensywnego dnia. Mapa, pomiary i krótki test na podłodze pozwalają wykryć problemy, zanim staną się kosztowną zmianą wyposażenia. Kiedy stanowiska i strefy wspólne wynikają z rzeczywistego przepływu pracy, każdy kolejny wybór - od biurka po szafę - staje się prostszy i bardziej uzasadniony.

End of chapter one. 4 more chapters and about 6,682 words in the full book.