GDS Business Manager

Ouvre le tableau de gestion depuis ton smartphone. Selon le format fourni dans GDS Business Manager, tu peux l’utiliser dans l’outil prévu à cet effet ou dans une application de tableau compatible avec ton téléphone. Garde une seule version principale. Si tu modifies une copie différente chaque jour, tu risques de créer deux informations contradictoires.

Commence par créer les colonnes suivantes:

| Colonne | Information à inscrire | Exemple | |---|---|---| | Date | Jour de la commande | 12/09/2026 | | Référence | Numéro simple de la vente | V-001 | | Produit | Article vendu | Sac noir | | Quantité | Nombre d’articles | 2 | | Client | Nom utilisé par le client | Mariam K. | | Contact | Numéro WhatsApp ou téléphone | 07 XX XX XX XX | | Montant | Total demandé au client | 18 000 FCFA | | Paiement | État du paiement | Payé | | Livraison | État de la livraison | À préparer | | Note | Détail important | Livraison au marché |

Chaque colonne a un rôle précis. La date t’aide à retrouver les ventes d’une journée. La référence évite la confusion entre deux commandes semblables. Le produit et la quantité montrent ce qu’il faut préparer. Le nom et le contact facilitent la réponse au client. Le montant et le paiement t’aident à savoir ce qui est encaissé. Le statut de livraison te montre l’action suivante.

Pour garder un tableau facile à lire, utilise toujours les mêmes mots dans les colonnes « Paiement » et « Livraison ». Par exemple, tu peux choisir « Non payé », « Partiel » et « Payé » pour le paiement. Pour la livraison, utilise « À confirmer », « À préparer », « En cours », « Livré » et « Annulé ». Ne remplace pas parfois « Livré » par « colis donné » ou « terminé ». Des mots différents rendent le filtrage et la vérification plus difficiles.

Suis maintenant ces étapes:

1. Crée les colonnes. Inscris les titres sur la première ligne, dans l’ordre indiqué. Tu obtiens une structure stable pour toutes tes ventes. 2. Ajoute une référence à chaque vente. Commence par V-001, puis V-002, V-003. Une référence courte suffit pour retrouver une commande au téléphone. 3. Enregistre une vente par ligne. Si un client achète trois articles dans la même commande, garde une seule ligne et indique les trois produits dans la case « Produit », ou crée une ligne par article si tu dois suivre chaque stock séparément. Choisis une méthode et garde-la. 4. Indique le statut réel. Si le client a envoyé l’argent mais que tu n’as pas encore remis le colis au livreur, écris « Payé » dans le paiement et « En cours » ou « À préparer » dans la livraison. Ces deux informations ne doivent pas se mélanger. 5. Ajoute les ventes récentes. Commence par les commandes encore ouvertes, puis ajoute les ventes des derniers jours. Tu règles d’abord les risques actuels: colis non livrés, paiements à vérifier et clients à rappeler. 6. Teste une recherche. Cherche un nom, une référence ou un numéro. Si tu ne retrouves pas la vente rapidement, raccourcis les informations et corrige les colonnes.

Ne remplis pas une colonne avec une information qui appartient à une autre. Dans « Note », ajoute seulement ce qui aide à exécuter la commande: couleur, taille, lieu de rendez-vous ou consigne du client. Évite d’y cacher le montant ou le statut, car tu ne pourras plus les repérer facilement.

À la fin des 15 minutes, tu dois voir au moins une ligne complète et comprendre l’action à réaliser. Si une commande attend la livraison, son statut doit le montrer sans que tu relises toute la conversation WhatsApp. Le bon tableau ne remplace pas ton activité: il te donne une vue claire pour agir au bon moment.

Remplir le tableau avec une commande réelle

Prends une commande récente encore facile à vérifier. Utilise le message WhatsApp, la preuve de paiement et les informations de livraison. Voici un exemple concret pour une boutique qui vend des accessoires.

La commande concerne deux sacs noirs à 9 000 FCFA chacun. Le client a envoyé 18 000 FCFA par paiement mobile. Le colis n’est pas encore remis au livreur. Remplis la ligne ainsi:

| Date | Référence | Produit | Quantité | Client | Contact | Montant | Paiement | Livraison | Note | |---|---|---|---:|---|---|---:|---|---|---| | 12/09/2026 | V-001 | Sac noir | 2 | Mariam K. | 07 XX XX XX XX | 18 000 FCFA | Payé | À préparer | Livraison au marché |

Ensuite, applique cette séquence:

1. Vérifie le produit. Compare le nom inscrit dans le tableau avec la photo ou le message de commande. Tu évites ainsi de préparer un sac d’une autre couleur. 2. Vérifie la quantité. Lis le message du client et confirme le nombre affiché dans la colonne « Quantité ». Deux articles doivent apparaître comme « 2 », pas comme « 1 » avec une note oubliée. 3. Vérifie le montant. Compare le total du tableau avec le prix annoncé. Pour deux sacs à 9 000 FCFA, le total attendu est 18 000 FCFA. 4. Vérifie le paiement. Consulte la confirmation reçue avant d’écrire « Payé ». Si le client promet de payer plus tard, écris « Non payé » et ne présente pas la commande comme encaissée. 5. Vérifie la livraison. Choisis « À préparer » tant que tu n’as pas préparé le colis. Après remise au livreur, remplace ce statut par « En cours ». Après confirmation du client, remplace-le par « Livré ». 6. Ajoute la prochaine action dans la note. Écris « Préparer avant 16 h » ou « Demander l’adresse complète ». La note doit t’aider à avancer, pas seulement à conserver un commentaire.

Le tableau te donne alors une lecture immédiate: le paiement est terminé, mais la livraison ne l’est pas. Tu sais donc quoi faire en premier. Quand le client confirme la réception, tu modifies uniquement la colonne « Livraison ». Tu ne recrées pas une nouvelle ligne, car cela donnerait l’impression d’avoir deux commandes.

Pour tes premières saisies, ajoute les ventes récentes qui répondent à l’un de ces critères: la livraison reste ouverte, le paiement demande une vérification ou le client peut encore te contacter pour une modification. Tu peux ensuite compléter les ventes terminées afin d’avoir une base plus propre.

Vérification rapide:

• Créer une seule version du tableau principal. - Ajouter les colonnes Date, Référence, Produit, Quantité, Client, Contact, Montant, Paiement, Livraison et Note. - Enregistrer une commande par ligne. - Attribuer une référence unique à chaque vente. - Vérifier le produit, la quantité et le montant avec le message de commande. - Séparer le statut du paiement du statut de livraison. - Utiliser les mêmes mots pour tous les statuts. - Rechercher une vente par nom ou par référence avant de terminer.

Si tu peux retrouver la commande V-001, confirmer son paiement et voir qu’elle attend encore la préparation, ton tableau fonctionne déjà comme un véritable tableau de bord.

Éviter les erreurs qui brouillent tes ventes

Mélanger paiement et livraison

Un client peut payer aujourd’hui et recevoir son colis demain. Si tu écris seulement « Terminé », tu ne sais plus si le paiement, la préparation ou la livraison est terminé.

Do this: écris « Payé » dans la colonne Paiement et « À préparer » dans la colonne Livraison lorsque l’argent est reçu mais que le colis attend encore la préparation.

Not this: écrire « Payé-livré » dans une seule case ou mettre « Terminé » avant la confirmation de réception.

Créer plusieurs lignes pour la même commande

Tu peux recevoir un message de modification: le client change la couleur ou ajoute un article. Si tu crées une nouvelle ligne sans corriger l’ancienne, tu risques de préparer deux colis ou de compter deux ventes.

Do this: garde la même référence, par exemple V-001, puis modifie le produit, la quantité, le montant ou la note. Ajoute dans la note la modification importante.

Not this: créer V-002 pour la même commande simplement parce que le client a envoyé un nouveau message.

Laisser des informations trop vagues

« Sac », « client WhatsApp » ou « livraison demain » ne suffisent pas pour agir. Une boutique peut vendre plusieurs sacs et recevoir plusieurs commandes le même jour.

Do this: précise « Sac noir », indique le nom utilisé par le client, conserve son contact et écris une consigne vérifiable comme « Livraison au marché central, entrée principale ».

Not this: compter sur ta mémoire pour compléter l’adresse ou reconnaître le client grâce à sa photo de profil.

Oublier de modifier le statut

Le tableau perd sa valeur si tu enregistres la commande mais ne changes jamais son état. Chaque matin, ouvre les lignes « À préparer » et « En cours ». Après chaque action, mets à jour le statut immédiatement, pendant que l’information reste fraîche.

Ton tableau principal doit rester simple, exact et vivant. Une ligne complète vaut mieux qu’une longue liste remplie de mots différents. En 15 minutes, tu poses une base qui relie tes produits, tes clients, tes paiements et tes livraisons. À mesure que tu l’actualises depuis ton smartphone, tes décisions reposent enfin sur les ventes réellement enregistrées, et non sur ce que tu crois te rappeler.

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